Heb jij ook zo’n eindeloze takenlijst die alleen maar langer wordt in plaats van korter? Waar de nodige taken op staan waaraan je al maanden geleden had moeten beginnen of die maar niet af willen komen? Hoog tijd om van je moedeloos makende takenlijst een uitnodigende actielijst te maken!
1. Ken alle taken een prioriteit 1, 2 of 3 toe
De meeste mensen hebben meer taken op hun lijst(jes) staan dan ze menselijkerwijs kunnen uitvoeren. Ken daarom eerst alle taken die je moet of wilt vervullen een prioriteit 1, 2 of 3 toe, waarbij 1 staat voor hoogste prioriteit, 2 voor gemiddelde prioriteit en 3 voor lage prioriteit.
2. Vertaal taken met een prioriteit 1 in concrete acties
Pik de taken met prioriteit 1 uit je lijst, pak er een To-do boekje bij en schrijf al deze ‘prioriteit 1 taken’ met flinke tussenruimten op de linkerpagina’s van je boekje.
Bedenk vervolgens voor elke taak wat de eerstvolgende concrete actie is die het afronden van die taak ten goede zal komen én welke concrete vervolgacties er nodig zijn om de taak echt tot een goed einde te brengen; schrijf die op de rechterpagina achter de bijbehorende taak.
Een voorbeeld: de vage taak ‘Belastingaangifte indienen‘ zou je kunnen opdelen in acties als ‘Bel werkgever voor kopie jaaropgave‘, ‘Maak overzicht saldi eind 2016‘, ‘Kopieer bonnen extra uitgaven ziektekosten‘, enzovoort.
Zo ‘vertaal’ je jouw vage, abstracte takenlijst als het ware in een actielijst met praktische, uitvoerbare acties. En dat verlaagt de drempel aanzienlijk om aan de slag te gaan!
3. Noteer alle concrete acties met behulp van werkwoorden
Start elke concrete actie die je opschrijft op de rechterpagina van je To-do boekje met een werkwoord in de gebiedende wijs, bijvoorbeeld: ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’, ‘Mail makelaar Janssen’, ‘Kies de kleur verf voor de babykamer’, ‘Koop vitamine C’. Daarmee prikkel jezelf om tot actie over te gaan, en daar is het je bij een actielijst toch uiteindelijk om te doen :-)!
4. Voer gelijksoortige acties ‘geclusterd’ uit
Wanneer je concrete acties zo efficiënt mogelijk wilt uitvoeren, is het handig soortgelijke acties geclusterd af te handelen. Trek bijvoorbeeld eens een uurtje uit om alle telefoontjes te plegen, die op je actielijst staan. Dat scheelt je per actie de nodige voorbereidings- en afrondingstijd, omdat je alles wat je voor het ‘bellen’ nodig hebt maar één keer erbij hoeft te pakken.
5. Doe alles wat minder dan 5 minuten kost nu!
Hoe korter je actielijst is, hoe bemoedigender. Dé manier om je actielijst binnen de perken te houden (buiten stap 1 van hierboven gewetensvol toe te passen) is om elke actie die je binnen 5 minuten kunt uitvoeren niet eens te noteren, maar meteen af te handelen: ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’, ‘Maak nieuwe afspraak tandarts’, ‘Vervang halogeenlampjebureaulamp: het kan allemaal binnen 5 minuten, dus doe het NU. Je zult er versteld van staan hoezeer dit je slagkracht ten goede komt. Veel succes!
Uit de Organizing agenda
